Idunsapple.fi

Kannattaako yrityksen vuokrata kokoustiloja ulkopuoliselta, vaikka siltä löytyisi jo omat neuvottelutilat?

Yritykset tarvitsevat toimialastaan riippuen enemmän ja vähemmän kokouksia. Useimmiten pitopaikkana ovat yrityksen omat neuvottelutilat, mutta kokoustiloja on laaja valikoima saatavilla ulkopuolisten toimijoidenkin kautta. Muihin vaihtoehtoihin kannattaakin tutustua, jos omat neuvottelutilat eivät ole tarkoituksenmukaiset. Ulkopuoliset kokoustilat saattavat aluksi tuntua turhalta rahanmenolta, mutta niissä on paljon hyviä puolia.

Vuokrattujen kokoustilojen etuihin kuuluvat tyypillisesti hyvät liitännäispalvelut. Ehkäpä kokouksen yhteydessä voidaan virkistäytyä vaikka saunomalla. Kokouspalvelujen tarjoajalta voi saada tilattua myös kahvit tai muut vastaavat ruokatarjoilut. Näiden palveluiden hyödyntäminen antaa asiakasyritykselle aikaa keskittyä omaan ydinosaamiseen. Vaikka kyseessä olisi vain oman talon toimijoiden kokous, on välillä virkistävää lähteä hakemaan ajatuksia uudesta ympäristöstä. Ulkopuolisen toimijan tilojen käyttäminen mahdollistaa kokousten pidon yhdistämisen vaikkapa virkistyspäivään, jolloin vapaaehtoisten osallistujien määrä kasvaa.

Yrityksen sijainnilla on myös hyvin olennainen merkitys sille, kannattako sen hankkia omia kokoustiloja. Jos yritys sijaitsee maakunnassa, jossa vuokrat ovat halvempia, voi konttoriin hyvinkin sisällyttää kokoustilat. Jos firman toimipaikka on kuitenkin vaikkapa Helsingissä, kannattaa sen harkita vuokratiloja tarpeen mukaan. Helsingin vuokrattavat kokoustilat voivat tulla suhteessa paljon halvemmaksi kuin omat tilat juurikin kalliiden kuukausivuokrien takia.

Kaiken kokoisia kokoustiloja

Tietenkin jos vuokrattavat kokoustilat ovat sijainniltaan hyvässä paikkaa, esim. lähellä rakennuskohdetta, niitä kannattaa ilman muuta hyödyntää. Toisinaan myös asiakkaan tai sidosryhmien kannalta voi olla näppärämpää pitää neuvottelut lähellä heitä. Nykyään myös etäpalaverien pito on täysin mahdollista. Ei tarvita suuria kokoontumistiloja, vaan neuvottelut voidaan käydä omasta toimistosta käsin. Jos yhteydet sallivat, neuvottelu voidaan hoitaa vaikka mökkilaiturin päässä istuen. Samoin fyysisesti kaukana toisistaan sijaitsevat osapuolet voivat kokoontua helposti päättämään asioista. Kaikkia kokouksia tuskin tullaan jatkossakaan pitämään etäyhteyksien varassa, vaan livetapaamisissa on kuitenkin erilainen sosiaalisen kanssakäymisen vaikutus.

Toki omissa neuvottelutiloissa on hyvät puolensa, tiedät tarkalleen millainen niiden varustus on, ja mistä saat tarvittaessa lisää tusseja ym. tarvikkeita. Talon väen kesken kokoustaessa omat neuvottelutilat varmasti riittävätkin yleensä aivan mainiosti. Epävirallisemmat kokoukset voidaan hoitaa osanottajamäärästä riippuen kahvihuoneessa tai jopa ulkotiloissa. Vieraiden kanssa neuvotellessa lienee syytä pohtia tilannetta tarkemmin.

Kannattaa aluksi kysyä itseltään, onko tila edustava? Millaisen kuvan se antaa ihmiselle joka kohtaa yrityksen ensimmäistä kertaa? Miltä vuodelta sisustus on, toimiiko tekniikka? Onko tila käytännöllinen ja sopivan kokoinen?

Meiltä löytyy myös pienemmät neukkarit

Jos kyseessä on tärkeä kokous johon ei ole muistettu panostaa, tilanne voi olla todella epäedustava yritykselle. Aluksi vierailijat eivät löydä parkkipaikkaa, jonka jälkeen he harhailevat rakennuksessa etsimässä oikeaa tilaa. Pahimmillaan menneen vuosituhannen tyyliin sisustettuun nuhjuiseen neukkariin kokoontuu liian iso määrä ihmisiä. Takeille ei ole naulakkoa, ja AV-tekniikka jumahtaa päivittämään itseään. Koska neuvotteluhuone on firman yleisessä käytössä, useampi ihminen saattaa vahingossa käydä katsomassa onko se käytettävissä heidän tarpeisiinsa.

Kukaan ei muistanut että Pentillä on keliakia, vaikka Penttiin nimenomaan pitäisi tehdä vaikutus. Kopiokone on jossain toisessa päässä rakennusta, eivätkä wc-tilatkaan ole lähettyvillä. Jos yrityksen potentiaalinen asiakas saa ensivaikutelmansa tämän perusteella, tilanne näyttää heikolta. Voidaan toki väittää että päätökset tehdään ainoastaan varsinaiseen asiaan kuuluvien faktojen perusteella, mutta todennäköisemmin kokoustiloista saatu ensivaikutelma yhdistyy mielikuvaan koko yrityksestä. Leväperäisesti hoidetut kokousjärjestelyt saavat yhteistyökumppanin epäilemään, että yrityksen muukin toiminta on huonosti valmisteltua. (Vinkki! Lue kokouksen kulusta täältä: http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokouksen-kulku )

Hyvin valmistellussa kokouksessa selkeät opasteet johtavat saapuvat perille, heidät otetaan ystävällisesti vastaan viihtyisässä ympäristössä. Tilat ovat osallistujamäärään nähden sopivan kokoiset ja tekniikka toimii moitteettomasti. Tarjoiluissa on huomioitu ruokarajoitteiset, eivätkä syötävät maistu samalta kuin lähimmän huoltoaseman tuotteet. Toisinaan tilojen täytyy olla myös esteettömät, eli esimerkiksi pyörätuolin käyttäjän helposti saavutettavissa.

Toimistoon tarvitaan hyvä valo

Jos yhteistyökumppania etsivä taho käy kahdessa edellä kuvatun mukaisessa kokouksessa, lienee selvää kumpi vaihtoehto jää päällimmäisenä positiivisesti mieleen.
Yhteenvetona kokoustilojen vuokraaminen ulkopuoliselta voi olla yritykselle erittäin varteenotettava vaihtoehto. Kokouspalveluita tarjoaa moni taho, joten kannattaa kartoittaa mikä niistä olisi omiin tarpeisiin sopivin.

Jos haluat panostaa kokoustilaan, ja tehdä siitä kunnon kokemuksen, niin suosittelen lukemaan aiheesta tehdyn gradun: http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/47179/Grigori+Tchaban+-+thesis.pdf;jsessionid=630DFFA972EE3EF90A8A164D0D8A2272?sequence=1

Ja lopuksi vielä muistetaan, ettei nevotteluja tai kokouksia voi käydä ilman hyviä neuvottelutaitoja! Jos haluat saada asiakkaan puolellesi, niin harjoittele neuvottelutaitoja:

Miksi ja miten yritysten pitäisi hyödyntää opiskelijayhteistyötä?

Mitä opiskelijayhteistyö on?

Opiskelijayhteistyö tarkoittaa sitä, että yritys antaa opiskelijalle mahdollisuuden tehdä töitä yrityksessä tai antaa tälle toimeksiannon. Toisin sanoen hän tekee työharjoittelun yrityksessä tai kirjoittaa gradun tai opinnäytetyön yrityksen tilauksesta.

Miksi opiskelijayhteistyö kannattaa?

Opiskelijayhteistyötä käyttämällä yritys pääsee hyödyntämään alan uusimpia tutkimustuloksia, jotka harjoittelija tuo mukanaan. Näiden lisäksi harjoittelija tuo harjoittelupaikalleen uusia näkökulmia ja ideoita, jotka antavat yritykselle piristysruiskeen. Opiskelijan työharjoittelu on hyvä vaihtoehto, kun omasta organisaatiosta ei syystä tai toisesta löydy sopivasti aikaa tai tekijöitä tiettyyn työhön. Sama pätee kiireisiin ajankohtiin, kun tarvitaan kipeästi lisäresursseja. Molemmat osapuolet hyötyvät yhteistyöstä, sillä yritys saa “uutta verta”, opiskelija taas pääsee kokeilemaan, miltä hänen oppilaitoksessa teoriassa oppimansa asiat toimivat käytännön työelämässä sekä tietenkin työkokemusta. Joissakin tapauksissa on mahdollisuus pidempäänkin yhteistyöhön opiskelijan valmistuttua, mikäli yritys haluaa jatkaa ja antaa tälle töitä pidemmäksikin aikaa.

Opiskelijayhteistyö on suhteellisen halpaa. Joskus harjoittelu on jopa palkaton, vaikka työnantaja toisaalta maksaakin aina ainakin aiheutuneet kulut, kuten materiaalimaksut, postitukset sekä matkat.

Työharjoittelu sujuu mukavasti

Miten opiskelijayhteistyö toimii?

Harjoittelijalle voidaan antaa erilaisia tehtäviä, esimerkiksi verkkosivujen suunnittelu, tapahtuman järjestäminen, kääntäminen tai yrityksen toiminnan ympäristövaikutusten selvittäminen. Työharjoittelu tehdään yleensä opintojen loppuvaiheessa, joten harjoittelija voi ottaa samoja tehtäviä hoidettavakseen kuin valmistuttuaankin. Toisaalta ammattikorkeakoulussa tehdään toisinaan työharjoittelu myös opintojen alkupuolella, jolloin työtehtävien on luonnollisesti oltava sen mukaisia. Yleisesti ottaen harjoittelijan työtehtävien tulisi olla sellaisia, että hän pääsee hyödyntämään korkeakoulussa oppimaansa.

Ensiksi on mietittävä, mikä tarkoitus ja mitkä tavoitteet harjoittelulla tulisi olemaan. Sen jälkeen määritetään tulevan työharjoittelijan tehtävät sekä hänelle asetetut vaatimukset ja aloitetaan rekrytointi. Sopivan harjoittelijan löydyttyä tämän kanssa sovitaan palkasta tai palkkiosta.

Palkka riippuu mm. opintojen vaiheesta. Yliopistoharjoittelijalle maksetaan 70 – 90 % alan työehtosopimuksen mukaisesta palkasta, mutta vähintään Kelan työssäoloehdon täyttävän palkan. Ammattkorkeakouluopiskelijan työharjoitus on osa opintoja, joten työnantaja ja harjoittelija sopivat korvauksesta: joissain tapauksissa harjoitus on palkaton. Muista mahdollisista palkkioista on sovittava tapauskohtaisesti. Työharjoittelun olessa osa opintoja harjoittelija saa harjoittelusta mahdollisen palkan lisäksi opintopisteitä.

Työharjoittelijan kanssa tehdään aina kirjallinen sopimus, jonka osapuolet ovat työnantaja, harjoittelija sekä korkeakoulu. Mikäli työharjoittelu on palkallinen, tehdään erillinen määräaikainen työsopimus työnantajan ja opiskelijan välillä. Korkeakoulut ohjaavat sopimusasioissa.

Kenellä on vastuu?

Vaikka työharjoittelussa on kyseessä yhteistyöstä työnantajan ja opiskelijan välillä, myös korkeakoulu kantaa osan vastuusta. Erityisesti ammattikorkeakoulut ovat usein mukana harjoittelua järjestämässä, yliopistot taas yleensä vain, jos opiskelija saa oppilaitokseltaan taloudellista tukea.

Työssuojelusta voit lukea lisää alan sivuilta: http://ttk.fi/tyosuojeluvastuu

Aina yhteistyö ei mene putkeen

Miten työharjoittelijaa ohjataan?

Työpaikalla (sekä mahdollisesti korkeakoulussa) opiskelijalle nimetään ohjaaja, joka nimensä mukaan ohjeistaa ja neuvoo tätä. Luonnollisesti ohjaajan rooli muuttuu harjoittelun edetessä, tavoitteenahan on lisätä harjoittelijan itsenäisyyttä ja oma-aloitteisuutta. Työpaikan, työtehtävien sekä yrityksen tavoitteiden ja menetelmien tullessa tutuiksi harjoittelija oppii toimimaan itsenäisesti uudessa ympäristössään. Silti ohjauksella on merkittävä rooli opiskelijan eli mahdollisen uuden työntekijän urapolun löytymiselle ja ammatilliselle kehitykselle. Ohjaaja opastaa työharjoittelun alussa, harjoittelun lopulla taas on palautteen ja kannustuksen vuoro.

Pysyvätkö yrityksen luottamukselliset tiedot salassa?

Yrittäjää voi aluksi arveluttaa, kun organisaatioon tulee ulkopuolinen, joka ei tunnu olevan sidoksissa yritykseen. Harjoittelijan kanssa tehdään kuitenkin sopimus, johon voi sisällyttää myös kohdan salassapitovelvollisuudesta, tai tarvittaessa voidaan tehdä kokonaan erillinen salassapitosopimus.

Kummassakin tapauksessa opiskelija on velvollinen pitämään saamansa tiedot salassa niin harjoittelun aikana kuin sen jälkeenkin. Varsinkin aloilla, joissa opiskelijat ovat tekemisissä yksityisten ihmisten henkilökohtaisten tietojen kanssa tämä korostuu. Tällaisia ovat vaikkapa farmasia, jossa saatetaan käsitellä vaikka asiakkaan lääkitystä hiustenlähtöön, vammaispalveluissa toimivat henkilöt tai esimerkiksi työyhteisöjen kehitystä toteuttevat yritykset. Opinnäytetyötoimeksiantojen kohdalla on kuitenkin otettava huomioon, että opinnäytetyöt ovat lähtökohtaisesti julkisia asiakirjoja. Niistäkin voi kuitenkin jättää pois yrityksen luottamukselliset tiedot erikseen sovittaessa.

Hello world!

Welcome to WordPress. This is your first post. Edit or delete it, then start writing!