Yritykset

Kannattaako yrityksen vuokrata kokoustiloja ulkopuoliselta, vaikka siltä löytyisi jo omat neuvottelutilat?

Yritykset tarvitsevat toimialastaan riippuen enemmän ja vähemmän kokouksia. Useimmiten pitopaikkana ovat yrityksen omat neuvottelutilat, mutta kokoustiloja on laaja valikoima saatavilla ulkopuolisten toimijoidenkin kautta. Muihin vaihtoehtoihin kannattaakin tutustua, jos omat neuvottelutilat eivät ole tarkoituksenmukaiset. Ulkopuoliset kokoustilat saattavat aluksi tuntua turhalta rahanmenolta, mutta niissä on paljon hyviä puolia.

Vuokrattujen kokoustilojen etuihin kuuluvat tyypillisesti hyvät liitännäispalvelut. Ehkäpä kokouksen yhteydessä voidaan virkistäytyä vaikka saunomalla. Kokouspalvelujen tarjoajalta voi saada tilattua myös kahvit tai muut vastaavat ruokatarjoilut. Näiden palveluiden hyödyntäminen antaa asiakasyritykselle aikaa keskittyä omaan ydinosaamiseen. Vaikka kyseessä olisi vain oman talon toimijoiden kokous, on välillä virkistävää lähteä hakemaan ajatuksia uudesta ympäristöstä. Ulkopuolisen toimijan tilojen käyttäminen mahdollistaa kokousten pidon yhdistämisen vaikkapa virkistyspäivään, jolloin vapaaehtoisten osallistujien määrä kasvaa.

Yrityksen sijainnilla on myös hyvin olennainen merkitys sille, kannattako sen hankkia omia kokoustiloja. Jos yritys sijaitsee maakunnassa, jossa vuokrat ovat halvempia, voi konttoriin hyvinkin sisällyttää kokoustilat. Jos firman toimipaikka on kuitenkin vaikkapa Helsingissä, kannattaa sen harkita vuokratiloja tarpeen mukaan. Helsingin vuokrattavat kokoustilat voivat tulla suhteessa paljon halvemmaksi kuin omat tilat juurikin kalliiden kuukausivuokrien takia.

Kaiken kokoisia kokoustiloja

Tietenkin jos vuokrattavat kokoustilat ovat sijainniltaan hyvässä paikkaa, esim. lähellä rakennuskohdetta, niitä kannattaa ilman muuta hyödyntää. Toisinaan myös asiakkaan tai sidosryhmien kannalta voi olla näppärämpää pitää neuvottelut lähellä heitä. Nykyään myös etäpalaverien pito on täysin mahdollista. Ei tarvita suuria kokoontumistiloja, vaan neuvottelut voidaan käydä omasta toimistosta käsin. Jos yhteydet sallivat, neuvottelu voidaan hoitaa vaikka mökkilaiturin päässä istuen. Samoin fyysisesti kaukana toisistaan sijaitsevat osapuolet voivat kokoontua helposti päättämään asioista. Kaikkia kokouksia tuskin tullaan jatkossakaan pitämään etäyhteyksien varassa, vaan livetapaamisissa on kuitenkin erilainen sosiaalisen kanssakäymisen vaikutus.

Toki omissa neuvottelutiloissa on hyvät puolensa, tiedät tarkalleen millainen niiden varustus on, ja mistä saat tarvittaessa lisää tusseja ym. tarvikkeita. Talon väen kesken kokoustaessa omat neuvottelutilat varmasti riittävätkin yleensä aivan mainiosti. Epävirallisemmat kokoukset voidaan hoitaa osanottajamäärästä riippuen kahvihuoneessa tai jopa ulkotiloissa. Vieraiden kanssa neuvotellessa lienee syytä pohtia tilannetta tarkemmin.

Kannattaa aluksi kysyä itseltään, onko tila edustava? Millaisen kuvan se antaa ihmiselle joka kohtaa yrityksen ensimmäistä kertaa? Miltä vuodelta sisustus on, toimiiko tekniikka? Onko tila käytännöllinen ja sopivan kokoinen?

Meiltä löytyy myös pienemmät neukkarit

Jos kyseessä on tärkeä kokous johon ei ole muistettu panostaa, tilanne voi olla todella epäedustava yritykselle. Aluksi vierailijat eivät löydä parkkipaikkaa, jonka jälkeen he harhailevat rakennuksessa etsimässä oikeaa tilaa. Pahimmillaan menneen vuosituhannen tyyliin sisustettuun nuhjuiseen neukkariin kokoontuu liian iso määrä ihmisiä. Takeille ei ole naulakkoa, ja AV-tekniikka jumahtaa päivittämään itseään. Koska neuvotteluhuone on firman yleisessä käytössä, useampi ihminen saattaa vahingossa käydä katsomassa onko se käytettävissä heidän tarpeisiinsa.

Kukaan ei muistanut että Pentillä on keliakia, vaikka Penttiin nimenomaan pitäisi tehdä vaikutus. Kopiokone on jossain toisessa päässä rakennusta, eivätkä wc-tilatkaan ole lähettyvillä. Jos yrityksen potentiaalinen asiakas saa ensivaikutelmansa tämän perusteella, tilanne näyttää heikolta. Voidaan toki väittää että päätökset tehdään ainoastaan varsinaiseen asiaan kuuluvien faktojen perusteella, mutta todennäköisemmin kokoustiloista saatu ensivaikutelma yhdistyy mielikuvaan koko yrityksestä. Leväperäisesti hoidetut kokousjärjestelyt saavat yhteistyökumppanin epäilemään, että yrityksen muukin toiminta on huonosti valmisteltua. (Vinkki! Lue kokouksen kulusta täältä: http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokouksen-kulku )

Hyvin valmistellussa kokouksessa selkeät opasteet johtavat saapuvat perille, heidät otetaan ystävällisesti vastaan viihtyisässä ympäristössä. Tilat ovat osallistujamäärään nähden sopivan kokoiset ja tekniikka toimii moitteettomasti. Tarjoiluissa on huomioitu ruokarajoitteiset, eivätkä syötävät maistu samalta kuin lähimmän huoltoaseman tuotteet. Toisinaan tilojen täytyy olla myös esteettömät, eli esimerkiksi pyörätuolin käyttäjän helposti saavutettavissa.

Toimistoon tarvitaan hyvä valo

Jos yhteistyökumppania etsivä taho käy kahdessa edellä kuvatun mukaisessa kokouksessa, lienee selvää kumpi vaihtoehto jää päällimmäisenä positiivisesti mieleen.
Yhteenvetona kokoustilojen vuokraaminen ulkopuoliselta voi olla yritykselle erittäin varteenotettava vaihtoehto. Kokouspalveluita tarjoaa moni taho, joten kannattaa kartoittaa mikä niistä olisi omiin tarpeisiin sopivin.

Jos haluat panostaa kokoustilaan, ja tehdä siitä kunnon kokemuksen, niin suosittelen lukemaan aiheesta tehdyn gradun: http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/47179/Grigori+Tchaban+-+thesis.pdf;jsessionid=630DFFA972EE3EF90A8A164D0D8A2272?sequence=1

Ja lopuksi vielä muistetaan, ettei nevotteluja tai kokouksia voi käydä ilman hyviä neuvottelutaitoja! Jos haluat saada asiakkaan puolellesi, niin harjoittele neuvottelutaitoja: